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一括登録

一括登録は,「TSV形式」と「タグ形式」の2つに対応しています。どちらかの形式で一括登録ファイルを作成してください。このときファイル名は任意ですが,1byte(いわゆる半角)「英数字」,「-(ハイフン)」,「_(アンダースコア)」のみを使用してください。拡張子は,「.txt」「.tag」「.tsv」にしてください。ファイル名及び拡張子は,大文字小文字を問いません。
それぞれの形式の注意事項などは,『学術コンテンツ登録システム データ記述マニュアル』の 「3. データ項目」を参照してください。

本文PDFデータを,どちらの形式でも同時に登録することができます。
本文PDFデータのファイル名は任意ですが,1byte(いわゆる半角)「英数字」,「-(ハイフン)」,「_(アンダースコア)」のみを使用してください。拡張子は,「.pdf」にしてください。ファイル名及び拡張子は,大文字小文字を問いません。

記事データと本文PDFデータを同時に登録する場合,それぞれ同じ階層(ディレクトリ/フォルダ)上になるよう, zipで圧縮し,1つのファイルにしてください。このとき,拡張子は「.zip」としてください。ファイル名及び拡張子は,大文字小文字を問いません。

一括登録ファイルには,複数の記事データを記述することができますが, zipで圧縮したファイルを1つずつしかアップロードできません。
複数のファイルがある場合は,1つのzipファイルに圧縮する必要があります。

1.一括登録ファイルの作成

一括登録ファイルは,データ出力や一括登録で使用するファイルで,TSV形式,タグ形式の2つの形式が存在します。いずれの形式も,1ファイル中に複数の雑誌・巻号・記事を含んでいます。一括登録ファイル中,1件でもエラーがあった場合,全てのレコードの登録を中断します。

特徴・注意点

一括登録ファイルの項目一覧は,『学術コンテンツ登録システム データ記述マニュアル』の「データ項目」を御覧ください。
TSV形式で一括登録ファイルを作成する場合は,「データ項目」と同じ順序で項目を並べてください。

それぞれの形式の特徴・注意点は以下のとおりです。

説明 TSV形式 タグ形式
概要 記事データの各項目をタブ文字(\x09)で区切って,所定の順番に並べた,タブ区切りテキストファイルのことを指します。
一般的にCSVと言われている,カンマ区切り形式のカンマがタブに代わったものです。
記事データの先頭に,当該項目に対応するタグを付与したテキストファイルのことを指します。
1レコードの区切り 改行(\x0D+\x0A,または\x0A+\x0D)で区切ります。
従って,1レコード=1行になります。
ファイルの先頭からレコードの終端を示すタグまでを1レコードとし,以降はレコード終端タグの直後に現れたタグから,次のレコード終端タグまでを1レコードとして繰り返します
従って,1レコード当たりの行数は,各々異なる場合があります。
各項目の区切り タブ(\x09)で区切ります。 改行(\x0D+\x0A,または\x0A+\x0D)で区切ります。
従って,各行の先頭には必ずタグが存在することになります。
各項目の順序 予め決められています。
順序を守らないと,エラーとしてデータ登録を中断します。
決められていません。
ファイル先頭からレコード終端タグ,あるいはレコード終端タグからレコード終端タグの間の項目は自由に配置できます。
各項目の数 常に1つずつです。
重複して存在していたり,過不足があると,エラーとしてデータ登録を中断します。
空値の場合の処置 何も値を入れないでください。
空白文字(\x20)などを入れると,値があるように解釈されます。
タグごと入力しないか,タグのみを入力してください。
データ作成上の注意点 「"(ダブルクォーテーション)」が各項目先頭と最後に付与されている場合は,データ登録時に『ダブルクォーテーションマークをくくり文字とみなす』を選択する必要があります。
具体的には,Microsoft Excelでデータを作成した場合で,「"」を取り除いてデータベースに格納されるようになります。
データ先頭・末尾に「"」がなければ『ダブルクォーテーションマークをくくり文字とみなす』を選択しないでください。
タグとデータは,任意の数の連続した1byte空白文字(いわゆる半角スペース。\x20)で区切ります。
空白行(改行のみで構成された行)は無視して登録されます。
存在しないタグを使用した場合は,エラーとしてデータ登録を中断します。
主な加工の方法 スプレッドシート(Microsoft Excelなど)や,リレーショナルデータベース(Microsoft Accessなど)が向いています。 ワードプロセッサ(メモ帳,ワードパッドなど)やテキストエディタが向いています。
1行の最大長 16k bytesです。
ファイルの文字コード MS漢字コード(シフトJIS)です。
目次速報データベースでの呼称 「DBソフト形式」に該当します。 「ワープロ形式」に該当します。
目次速報データベース運用時と異なり,長いデータも改行タグを使用せずに入力できます。

一括登録ファイルテンプレート

・TSV形式のMicrosoft Excelでのテンプレートはこちらです。
・TSV形式のプレインテキスト形式のテンプレートはこちらです。
・タグ形式のテンプレートはこちらです。

TSV形式のテンプレートをお使いの場合,ファイルに含まれている項目名の行は必ず削除してください。
TSV形式のMicrosoft Excelでのテンプレートをお使いの場合,項目名の含まれている行は,タグ形式テキストファイルに出力されたで削除してください。
先に項目名を削除してしまうと,空値の場合が多い「アクセション番号」「削除フラグ」の項目が正しく生成されず,『項目数が不適切です。』エラーになってしまいます。

2.一括登録ファイルの登録

ログイン後に表示される「メニュー」から,「学術コンテンツ登録システム」をクリックし, 下記【画像1】のように上部メニュー「一括登録」をクリックします。

【画像1】雑誌一覧(一括登録を選択)
雑誌一覧(一括登録を選択)

「一括登録」画面で,一括登録ファイルを登録します(以下,【画像2】を参照)。

「登録ファイルの形式」は,初期設定として「TSV形式」を選択した状態になっています。 作成した一括登録ファイルの形式を確認し,形式を的確に選択してください。

次に,「登録ファイル」の[参照]をクリックし,任意の場所に保存してある一括登録ファイルを選択します。
作業の要領としては,Microsoft Windowsのエクスプローラのファイル選択操作と同様です。
すると,「一括登録」画面に戻り,アップロードしたい一括登録ファイルがフルパスで表示されます。ファイル名は,大文字小文字を問いません。
このフィールドには,拡張子「.txt」「.tag」「.tsv」(以上,本文PDFデータがない場合のみ) 「.zip」(以上,本文PDFデータがある場合のみ)の4種類のみ入力できます。 一括登録ファイルが,これ以外の拡張子になっている場合,ファイル名(拡張子名)を変更して登録してください。

「TSV形式の種類」には,初期設定として「ダブルクォーテーションマークをくくり文字とみなす」を選択している状態になっています。
これは,Microsoft Excelなどのスプレッドシート一括登録ファイルを作成した場合, 各項目を「"(ダブルクォーテーション)」で囲んでいる形式を採るものが多いためです。
選択した場合,以下のような動作をします。

・各項目の先頭と末尾の「"」を取り除く。
・「"」が2つ続いた場合は,「"」1つに変換する。

もし「TSV形式」を選択した場合で,各項目を「"」で囲んでいない場合は,この選択を外してください。

なお,タグ形式の場合は,この項目は無関係です(選択してもしなくても影響はありません。)。
それぞれのフィールドを確認し,問題がなければ[登録]をクリックしてください。

【画像2】
【画像2】

全ての項目を確認した後,[登録]をクリックすると,【画像3】の登録を確認するウィンドウが開きます。
問題がなければ[OK]をクリックします。登録を止めたい場合は,[キャンセル]をクリックしてください。

【画像3】登録確認画面
登録確認画面

[OK]をクリックし,入力項目などに誤りがなければ,【画像4】の「一括登録受付完了」画面が表示されます。
この画面が表示されれば,問題なく記事データは登録できています。

入力項目にエラーがある場合は,「一括登録受付完了」画面が表示されず,エラーの内容が表示されます。「戻る」をクリックして,入力項目の見直し・修正をしてください。

【画像4】一括登録完了画面
一括登録完了画面

3.処理結果報告メール

「一括登録受付完了」画面が表示された一括登録データは, データベースサーバにて,即時にデータチェック・DBへの登録を実行し, その結果をデータ作成者に電子メールで報告します。 このメールを,処理結果報告メールと呼びます。
処理結果報告メールは,成功した場合も失敗した場合も必ず送信されます。
発信メールアドレスは,「kiyo_ld@nii.ac.jp」です。

成功した場合

以下のようなメールが届きます。
登録件数は,登録に成功したレコード件数が入ります。

Subject: 一括登録完了

一括登録が完了しました。

登録件数 :77件

----------

このメールは、学術雑誌情報登録システムにより自動発行されています。

失敗した場合

以下のようなメールが届きます。
登録件数は,エラーがなければ登録に成功するレコード件数が入ります。
なお,一括登録した記事データの中に,1件でもエラーがあると,全てのデータがデータベースに未登録となります。

Subject: 一括登録失敗

一括登録が失敗しました。

登録件数 :0件

<エラー情報>

00001:項目数が不適切です。:ERROR00008:2004年04月22日 16時42分28秒.001

ZIPファイル内に使用されない本文ファイルが存在します。 ファイル名=XXXXX.pdf:ERROR00027:2004年04月22日 16時42分28秒.002

----------

このメールは、学術雑誌情報登録システムにより自動発行されています。

<エラー情報>の形式は,「レコード番号:メッセージ:メッセージ番号:エラー発生日時」 となっており,それぞれの項目は以下のような内容です。

項目 説明
レコード番号 登録に失敗したレコード番号を示します。
「TSV形式」の場合は行番号を,「タグ形式」の場合は最初から数えて何件目のデータかを示しています。
本文PDFデータに問題がある場合は,レコード番号の代わりにファイル名が示されます。
メッセージ エラーの原因または現象を示しています。
メッセージ番号 エラーメッセージに1対1に対応した番号を示しています。
エラー発生日時 エラーが発生した日時を示しています。
「YYYY年MM月DD日 hh時mm分ss.SSS秒」という形式になっています。

4.エラーメッセージ一覧

表示されるエラーコード,エラーメッセージは以下のとおりです。
対処項目を参照の上,再登録をしてください。

メッセージ番号 メッセージ文 メッセージの意味 対処法
ERROR00001 サーバ内部で異常が発生しました。 サーバ内部でシステムコール異常などの異常が発生しましたため,登録処理を実行できません。 システム管理者にお尋ねください。
ERROR00002 システムがサポートしていない形式のファイルが存在します。ファイル名=[ファイル名] ZIPファイル内にシステムがサポートしていない形式のファイルが存在するため,登録処理を実行できません。
[ファイル名]:サポートされていないファイルのファイル名
ZIPファイルからサポート外のファイルを取り除いて,再度実行してください。
ERROR00003 ZIPファイル内に記事情報ファイルが存在しません。 ZIPファイル内に記事情報ファイルが存在しないため,登録処理を実行できません。 ZIPファイルに記事情報ファイルを格納して,再度実行してください。
ERROR00004 ZIPファイル内に記事情報ファイルが複数存在します。 ZIPファイル内に記事情報ファイルが複数存在するため,登録処理を実行できません。 ZIPファイルに格納する記事情報ファイルを1つにして,再度実行してください。
ERROR00006 同一レコード内に項目([項目名])が複数存在します。 同一レコード内で項目が重複しているため,登録処理を実行できません。
[項目名]:重複している項目名
重複している項目を削除して,再度実行してください。
ERROR00007 タグが存在しません。 タグが存在しないため,登録処理を実行できません。 タグを指定して,再度実行してください。
ERROR00008 項目数が不適切です。 項目数(TSVのカラム数)が不適切なため,登録処理を実行できません。 正規の項目数に修正して,再度実行してください。
ERROR00009 必須項目([項目名])が指定されていません。 必須項目が指定されていないため,登録処理を実行できません。
[項目名]:必須項目名
必須項目を指定して再度実行してください。
ERROR00010 項目([項目名])がシステムで登録可能な長さを超えています。 項目の長さがシステムで登録可能な長さを超えているため,登録処理を実行できません。
[項目名]:最大長を超えている項目名
項目の長さを短くして,再度実行してください。
ERROR00011 システムがサポートしていないタグ([項目名])が存在します。 システムがサポートしていない項目が存在するため,登録処理を実行できません。
[項目名]:サポートしていないタグ
正規のタグに修正して,再度実行してください。
ERROR00012 指定した雑誌書誌IDに該当する雑誌が存在しません。 雑誌書誌IDに該当する雑誌が存在しないため,登録処理を実行できません。 雑誌書誌IDに正しい値を指定して,再度実行してください。
ERROR00013 年月次に数字以外の文字が存在します。 年月次に数字以外の文字が存在するため,登録処理を実行できません。 年月次に数字を指定して,再度実行してください。
ERROR00014 年月次の桁数が不適切です。年月次は8桁で指定してください。 年月次の桁数が不適切なため,登録処理を実行できません。 年月次に数字8桁の値を指定して,再度実行してください。
ERROR00015 ページ属性にサポートされていない値が指定されています。 ページ属性にサポートされていない値が指定されているため,登録処理を実行できません。 ページ属性に正しい値を指定して,再度実行してください。
ERROR00016 論文名が指定されていません。 論文名が指定されていないため,登録処理を実行できません。 論文名を指定して,再度実行してください。
ERROR00017 著者名(日),著者名よみ,著者名(英),著者所属(日),著者所属(英)に指定した値の数が一致しません。 著者名(日),著者名よみ,著者名(英),著者所属(日),著者所属(英)に指定した値の数が一致しないため,登録処理を実行できません。 著者名(日),著者名よみ,著者名(英),著者所属(日),著者所属(英)に指定する値の数を合わせて,再度実行してください。
ERROR00018 ZIPファイルを解凍できません。システムがサポートしていない形式で圧縮しているか,ファイルが破損している可能性があります。 ZIPファイルを解凍できないため,登録処理を実行できません。 システムがサポートしていない形式(パスワード付きZIPなど)で圧縮しているか,ファイルが破損していないか,などを確認してください。
ERROR00019 言語が指定されていません。 言語が指定されていないため,登録処理を実行できません。 言語を指定して,再度実行してください。
ERROR00020 URLの指定が不適切です。 URLの値が不適切なため,登録処理を実行できません。 URLに正しい値を指定して,再度実行してください。
ERROR00021 表示順に数字以外の文字が存在します。表示順を指定する場合は,1以上の数字を指定してください。 表示順の値が不適切なため,登録処理を実行できません。 表示順に0以上の数字を指定して,再度実行してください。
ERROR00022 削除する記事のアクセション番号が指定されていません。 削除する記事のアクセション番号が指定されていないため,登録処理を実行できません。 記事を削除する場合は,アクセション番号を指定してください。記事を追加する場合は,削除フラグを指定しないでください。
ERROR00023 削除フラグに1以外の数字が指定されています。 削除フラグの値が不適切なため,登録処理を実行できません。 記事を削除する場合は,削除フラグに1を指定してください。記事を削除しない場合は,削除フラグを指定しないでください。
ERROR00024 指定したアクセション番号に該当する記事がシステムに登録されていません。 指定したアクセション番号に該当する記事がシステムに登録されていないため,登録処理を実行できません。 正しいアクセション番号を指定してください。記事を追加する場合は,アクセション番号を指定しないでください。
ERROR00025 指定した本文ファイルがZIPファイル内に存在しません。 指定した本文ファイルがZIPファイル内に存在しないため,登録処理を実行できません。 本文ファイルをZIPファイルに格納するか,本文を指定しないで,再度実行してください。
ERROR00026 巻号の指定が不適切です。 巻号の値が不適切なため,登録処理を実行できません。 巻号に正しい値を指定して,再度実行してください。
ERROR00027 ZIPファイル内に使用されない本文ファイルが存在します。ファイル名=[ファイル名] ZIPファイル内に使用されない本文ファイルが存在するため,登録処理を実行できません。 メッセージで示されるファイルが不要な場合は,ZIPファイルから取り除いてください。
必要なファイルの場合は,記事情報ファイルの内容に誤りがないか確認してください。
ERROR00028 記事情報ファイル内に記事データが存在しません。 記事情報ファイル内に記事データが存在しないため,登録処理を実行できません。 記事データを指定して,再度実行してください。
ERROR00030 URLが4つを超えて指定されています。 URLの値が4つを超えているため,登録処理を実行できません。 URLを4つ以内に減らして,再度実行してください。
ERROR00031 システム管理者が作業中かシステムが混み合っているため,記事のメンテナンスを行えません。 システム管理者が作業中かシステムが混み合っているため,登録処理を実行できません。 時間をおいて再度実行してください。
ERROR00032 項目([項目名])に使用禁止文字が使用されています。 使用禁止文字が存在するため,登録処理を実行できません。
[項目名]:使用禁止文字が使用されている項目名
使用禁止文字を取り除いて,再度実行してください。
ERROR00033 指定した記事は,システム管理者によって編集が禁止されています。 システム管理者によって記事の編集が禁止されているため,登録処理を実行できません。 システム管理者にお尋ねください。
ERROR00034 システムがサポートしていない形式のファイルが存在します。 システムがサポートしていない形式のファイルが存在するため,登録処理を実行できません。 メッセージが示すファイル名を正規のファイル名に変更するか,またはZIPファイル内から取り除いて,再度実行してください。
ERROR00035 著者所属(日),著者所属(英)に指定した値の数が一致しません。 著者所属(日),著者所属(英)に指定した値の数が一致しないため,登録処理を実行できません。 著者所属(日),著者所属(英)に指定する値の数を合わせて,再度実行してください。
ERROR00036 年月次の値が不適切です。年月次には正しい日付を指定してください。 年月次の値が不適切なため,登録処理を実行できません。 年月次に正しい日付を指定して,再度実行してください。
ERROR00037 同じ記事のレコードが複数存在します。 同じ記事のレコードが複数存在するため,登録処理を実行できません。 重複しているレコードを取り除いて,再度実行してください。
ERROR00038 表示順の指定が不適切です。表示順を指定する場合は,1以上の数字を指定してください。 表示順の指定が不適切なため,登録処理を実行できません。 表示順に1以上の数字を指定して,再度実行してください。
ERROR00039 レコード終了タグが存在しません。 レコード終了タグが存在しないレコードが存在するため,登録処理を実行できません。 レコード終了タグを指定して,再度実行してください。
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